Utiliza o seu próprio veículo para deslocações por motivos laborais? Nesse caso, certamente precisa saber o valor do quilometragem em Portugal em 2025.

Como se calcula o valor da quilometragem? O que inclui a gestão de despesas de quilometragem? Como podem as empresas cobrir esses custos? É necessário declarar o reembolso recebido?

As despesas de viagem de trabalho levantam muitas dúvidas, como os subsídios e a quilometragem. Nas linhas seguintes, vamos responder às principais questões.

Qual é o valor da quilometragem em 2025?

Cada empresa é livre para definir o valor da quilometragem que deseja, mesmo estabelecendo diferentes quantidades dependendo do papel. Por isso, embora o preço médio seja de 0,49 €, as empresas podem optar por ajustar este valor conforme necessário.

Como calcular as despesas de quilometragem em 2025 em Portugal?

Ao calcular o preço da quilometragem, as organizações consideram os custos relacionados com o desgaste do carro, como:

• Combustível
• Seguro proporcional do carro
• Custos de manutenção, como desgaste de pneus, óleo ou substituição de peças mecânicas
• Parte proporcional dos impostos do veículo

Contudo, despesas como portagens e estacionamentos, embora não incluídas no cálculo do valor por quilómetro, são geralmente reembolsadas separadamente.

Exemplo de cálculo de despesas de quilometragem

Imagine que uma empresa estabeleceu o valor da quilometragem em 0,49 €. Para calcular o montante a reembolsar, determina-se primeiro os quilómetros percorridos pelo colaborador, multiplicando-os pelo preço por quilómetro definido.

Por exemplo, se o colaborador percorreu 50 quilómetros, o cálculo seria 0,49 € x 50, resultando num reembolso de 24,50 €.

Neste ponto, é importante lembrar que existem apps de despesas de viagem para empresas que calculam o quilometragem. Elas também permitem estabelecer o preço do quilometragem. É comum que o valor fixado corresponda ao limite máximo isento de impostos.

Qual é o valor da quilometragem isenta em 2025?

Em Portugal, as despesas de quilometragem podem ser dedutíveis sob certas condições, especialmente se estiverem relacionadas com atividades de negócios e estiverem devidamente justificadas com documentação apropriada.

No entanto, é importante ter em mente que nem todas as despesas associadas ao uso de um veículo para fins empresariais são automaticamente dedutíveis. Os custos devem estar claramente vinculados à atividade empresarial e cumprir com os requisitos específicos estabelecidos pela autoridade fiscal portuguesa.

El limite máximo por quilômetro percorrido que o empregador pode reembolsar isento de impostos depende do tipo de veículo e está definido pelo Decreto-lei n.º 106/98, de 24 de abril, a Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, e artigo 4, n.º 4 do Decreto-lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.

Para os veículos particulares, este limite é de 0,40 euros por quilómetro percorrido. Antes de 2024, era de 0,36 euros.

O empregador pode decidir pagar uma tarifa mais alta por quilômetro. No entanto, a parte que exceder as tarifas definidas será considerada parte da renda tributável do trabalhador.

Perguntas frequentes sobre asdespesas de quilometragem

A partir de quantos quilómetros pagam as empresas as despesaS de quilometragem?

Quer saber se existe uma quantidade mínima de quilómetros que haja que percorrer para que se considere gasto de quilometragem? Embora, em teoria, a resposta seja “não”, para assegurar, o melhor é que dês uma olhadela ao acordo coletivo da tua empresa.

Estão as empresas obrigadas a pagar a quilometragem?

De novo, a resposta curta volta a ser negativa. A maioria das empresas paga aos seus colaboradores por usarem os seus carros para trabalhar. No entanto, não há uma lei que os obrigue a fazê-lo.

É necessário justificar as despesas de quilometragem?

Sim. É importante ter em conta que estes gastos devem estar devidamente justificados e em relação com viagens de negócios.

Para pedir o reembolso destas, tem de dar dados detalhados. Precisa incluir a data e hora de início e fim de cada viagem e anotar os quilómetros percorridos. Se o fizer à mão, anote o quilometragem do veículo antes e depois da viagem. Além disso, inclua o destino e o motivo da viagem.

Conclusão

É por isso que é importante ter um software para a gestão de despesas de viagens de negócios. Com a Okticket é possível definir um valor por quilómetro ou configurar percursos regulares, por exemplo.

Não acha que está na altura de otimizar o processo de gestão das suas despesas de quilometragem? Descubra o que aOkticket pode fazer por si.

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Coletar as faturas, verificar se estão de acordo com a política de despesas corporativa, validar, processar, reembolsar, contabilizar, conservar... Quanto tempo gasta na gestão manual das despesas de viagem da empresa? Com o novo leitor OCR da Okticket poderá poupar 80% desse tempo.

Como funciona um leitor OCR? Quais tipos existem? Quais são suas vantagens?

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O que é o OCR e como funciona?

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Para entender todos os benefícios que um sistema OCR oferece, primeiro é preciso saber o que é. Esta tecnologia permite converter diferentes tipos de documentos, como arquivos PDF ou fotografias, em texto digital.

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Os dados extraídos podem ser editados e armazenados na nuvem, de forma organizada. Assim, o OCR facilita a busca de informações e a integração com outras aplicações digitais, como sistemas de contabilidade ou softwares de Recursos Humanos.

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Diferenças entre um OCR tradicional e um OCR inteligente

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Nos últimos meses, esses leitores OCR tradicionais evoluíram para incorporar Inteligência Artificial, como fez a Okticket com o PelAIo. As diferenças entre um OCR inteligente e um tradicional são evidentes.

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Aprendizado automático

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Um OCR tradicional foca na conversão de documentos estáticos e requer ajustes manuais para diferentes tipos de documentos. Isso pode limitar sua eficácia em ambientes dinâmicos e com documentos variados.

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Por outro lado, os OCRs baseados em IA adaptam-se automaticamente a diversos formatos e tipos de documentos sem necessidade de intervenção manual.

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Reconhecimento de campos dinâmicos

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Ao contrário do Reconhecimento Óptico de Caracteres tradicional que se limita a áreas específicas para extração de dados, o OCR inteligente pode identificar e extrair dados de campos novos e mutáveis. Estes podem até ser configurados pelos usuários através de linguagem natural.

Novo leitor OCR da Okticket: Processamento ultrarrápido e eficiente

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A tecnologia OCR evoluiu consideravelmente nos últimos anos, e muitas soluções no mercado oferecem capacidades básicas de digitalização de documentos.

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No entanto, o OCR da Okticket destaca-se por várias características avançadas que otimizam a gestão de despesas profissionais.

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Principais benefícios do PelAIo, o OCR inteligente da Okticket

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• Captura informações de talões e faturas com grande precisão, o que é especialmente útil na tomada de decisões baseadas em dados.
• Além das informações padrão, como datas ou montantes, o OCR da Okticket também pode identificar e extrair campos personalizáveis que os usuários configuram por meio de linguagem natural. Isso é especialmente útil para empresas que precisam capturar dados específicos como placas de veículos em portagens e estacionamentos, número de pessoas em refeições de negócios ou litros de combustível em relatórios de despesas.
• Interpreta recibos estrangeiros e os traduz. Por exemplo, um recibo em japonês pode ser instantaneamente traduzido para espanhol e inglês, facilitando o entendimento e o processamento por equipes internacionais. Esta funcionalidade multilíngue é indispensável para empresas multinacionais que operam em diferentes países.
• Identifica as despesas que não cumprem as políticas de gastos da empresa. Nesse momento, o sistema pode gerar alertas e/ou rejeitá-los automaticamente (um recibo que contenha álcool, por exemplo). Esta característica garante um controlo mais estrito e preciso das despesas, melhorando a conformidade e reduzindo o risco de erros ou fraude.
• Adapta-se a diferentes modelos fiscais, moedas e sistemas de codificação de caracteres, independentemente do país de origem.
• Processa os documentos instantaneamente e retorna as informações extraídas em tempo real. Sem necessidade de pós-processamento, incluindo recibos deteriorados, mal impressos ou escritos à mão. Com isso, acelera todo o processo de gestão de despesas.
• Capacidade de gerar nova informação a partir da digitalização de recibos que são registrados no app, graças ao aprendizado automático.
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Além de tudo isso, o novo leitor OCR inteligente da Okticket oferece uma integração perfeita com os sistemas de contabilidade e ERP existentes. Com isso, terá uma visão real das finanças empresariais.

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A Okticket adapta-se às nossas políticas internas de despesas. O seu poderoso motor de revisão automática facilita a revisão de despesas por parte da nossa equipe financeira. Agora dedicamos apenas alguns minutos por mês, em vez de horas, ao processo de gestão de folhas de despesas profissionais (grupo TSK)

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Conclusão

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Em suma. Graças à Inteligência Artificial aplicada ao novo Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) aperfeiçoado da Okticket, conseguirá reduzir a carga administrativa na sua empresa.

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Ao mesmo tempo, verá como os erros são minimizados e respirará aliviado ao verificar que as irregularidades e a fraude interna desaparecem.

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Precisa dar o passo para a eliminação de processos obsoletos e a habilitação de uma gestão de despesas mais ágil, precisa e estratégica? Descubra todas as possibilidades que nosso leitor OCR oferece.

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À beira de dizer adeus a 2024, é o momento de parar e recordar tudo o que vivemos neste ano. Cada experiência nos ajudou a tornar a Okticket uma solução ainda mais poderosa, sem nunca perder de vista o nosso objetivo principal: colocar as pessoas no centro.

Gostaria de nos acompanhar nesta retrospectiva dos últimos 12 meses?

Novas funcionalidades e avanços tecnológicos

Seguimos aprimorando nossa ferramenta para oferecer uma gestão de despesas corporativas mais rápida, eficiente e econômica.

Entre as funcionalidades mais destacadas, lançamos as seguintes:

• ‍Conciliações múltiplas
• Validação de despesas de várias empresas a partir de uma única conta
• Novos limites de despesas
• Melhorias na gestão de usuários
• Criação de despesas diretamente pelo gestor web
• Possibilidade de anexar arquivos em diferentes formatos

E, além disso... Melhoramos a usabilidade visual da nossa app. Gerenciar despesas nunca foi tão intuitivo.

PelAIo, nosso OCR inteligente

Melhoramos onosso OCR para que a extração de dados seja ainda mais rápida e eficaz. Com as atualizações mais recentes, o motor de reconhecimento de caracteres agora é capaz de ler e extrair os dados contidos no código QR dos recibos portugueses.

O QR é capturado tirando uma foto do recibo com a câmara da app, como sempre. Além disso, o OCR também extrai automaticamente o número de sequência do Código de Validação da Fatura, conhecido como ATCUD.

Principais vantagens:

• Processamento ultrarrápido: extração de dados de todos os campos em tempo real, sem necessidade de pós-processamento.
• Internacionalização: leitura de recibos, faturas ou comprovantes, independentemente do país, moeda, modelo fiscal, idioma ou codificação de caracteres.
• Campos dinâmicos ampliados: como matrículas em estacionamentos, número de pessoas em restaurantes, itens de serviços, litros de combustível em relatórios, endereços e números de pedido, entre outros.
• Detecção de idioma e tradução em tempo real: tradução automática de talões e recibos para o idioma do utilizador.
• Alertas ultra personalizados: alinhados às políticas internas. Caso uma despesa não cumpra os parâmetros estabelecidos, ela é automaticamente rejeitada, garantindo um controlo eficiente e preciso.

Módulo de pedido de viagens

Agora, os colaboradores podem criar pedidos de viagens diretamente pelo gestor web, inserindo as informações necessárias, como data de partida e chegada, destino e motivo da viagem.

Também é possível pedir serviços ou adiantamentos para cobrir as despesas relacionadas à viagem.

Reconhecimentos e certificações

Este ano foi não apenas de crescimento, mas também de reconhecimento da nossa qualidade e compromisso:

• A revista Emprendedores España nos incluiu no top 50 das startups espanholas mais inovadoras de 2024.
• Obtivemos as certificações ISO 9001 e ISO 27001, reafirmando nosso padrão de excelência.
• Fomos reconhecidos como uma Empresa PME Inovadora, destacando nosso compromisso com a inovação e o desenvolvimento contínuo.

Além disso, temos orgulho de fazer parte do programa ScaleUp Spain Network, consolidando nossa posição como referência no setor de soluções financeiras integradas.

A soma multiplica: mais parceiros, novas integrações

Ampliamos nossa rede de parceiros e adicionamos novas integrações. Um passo a mais para fortalecer nosso ecossistema e oferecer uma experiência ainda mais completa aos nossos usuários.

Em 2024, adicionamos mais de 3.500 empresas clientes que confiam na Okticket, consolidando-nos como o software líder em gestão de despesas de viagens corporativas

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Onde estivemos este ano?

Por outro lado, este ano participamos de mais de 50 eventos em Portugal, Espanha, México e França:

• Jornada Generali “Eficiência Econômica nas Empresas: Criação de Valor” (15/02/24)
• HIP 2024 (19, 20 e 21/02/24)
• Fintech México Forum (29/02/24)
• Assembleia Geral e Fórum de Inverno da AFEB (20/03/24)
• México Business Forum (25/04/24)
• Growth Forum Câmara de Comércio e Indústria Portuguesa (14/05/24)
• Sommet des Leaders de la Finance Paris (29/05/24)
• DES Málaga (11, 12 e 13/06/24)
• ERP Summit Espanha (18/06/24)
• Travel Manager Networking Day IBTA (19/06/24)
• 9º Congresso América Digital México (19 e 20/06/24)
• Fintech Summit Latam México (14 e 15/06/24)
• ERP Summit México (24/09/24)
• Finnosummit México (25 e 26/09/24)
• Finan Forum (1 e 2/10/24)
• IDC Directions Estoril (2 e 3/10/24)
• Congresso Anual de Escritórios da CE Consulting (3 e 4/10/24)
• Finance Meeting 2024 (9/10/24)
• Congresso “Ordre des Experts Comptables” Marselha (9, 10 e 11/10/24)
• All OKT (17/10/24)
• Financial & Fintech Innovation Summit (29/10/24)
• DIRFCON (28/10/24)
• Web Summit Lisboa (11, 12, 13 e 14/11/24)

E muitos outros eventos relevantes.

Olhar para o futuro: Crescimento e internacionalização

Com uma base sólida, temos certeza de que os próximos meses trarão muitas oportunidades para continuar crescendo. Nosso objetivo é escalar com firmeza, apostando na inovação e mantendo nosso compromisso com a qualidade.

Nossos planos para 2025 incluem:

• Ampliar nossas funcionalidades e integrações para atender ainda mais às necessidades dos nossos clientes.
• Fortalecer nossa presença internacional e explorar novos mercados.
• Continuar sendo referência na gestão de despesas e na transformação digital de empresas.

Obrigado por fazer parte dessa viagem

Nada do que alcançamos seria possível sem o apoio de nossos clientes, parceiros e equipa. Muito obrigado por confiar na Okticket para tornar a gestão de despesas corporativas mais simples e eficiente!

Preparado para 2025? Juntos, continuaremos transformando o futuro das finanças corporativas.

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Num momento em que as organizações aceleram sua digitalização, poderia pensar-se que as viagens de negócios estão perdendo relevância. No entanto, a realidade é bem diferente.

Como veremos ao longo deste artigo, a rentabilidade das viagens de negócios está mais do que comprovada. Além disso, esses deslocamentos são cruciais para o crescimento e expansão empresarial.

ROI das viagens de negócios: um investimento que se multiplica por seis

Segundo relatórios recentes, por cada euro investido em viagens de negócios, as empresas obtêm um retorno de até seis vezes essa quantia. Esse ROI de 600% deve-se a fatores chave como:

• Aumento nas vendas graças a negociações mais efetivas.
• Redução dos tempos nos processos de fechamento de acordos.
• Fidelização de clientes ao fortalecer relações cara a cara.
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Este impacto positivo traduz-se em:

• Fechamento mais rápido de acordos chave.
• Fortalecimento das relações com os clientes.
• Melhor compreensão dos mercados emergentes.
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Os executivos estão cientes disso. De fato, 81% consideram que as viagens de negócios são essenciais para o bem-estar e expansão da empresa (fonte: Oxford Economics).

Os principais motivos?

1. A capacidade de conectar pessoalmente com parceiros e clientes oferece uma vantagem competitiva significativa.
2. Esses encontros permitem negociações mais efetivas e a oportunidade de fechar acordos em ambientes mais pessoais e diretos.

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A eficácia das reuniões presenciais

As estatísticas apoiam que as reuniões cara a cara têm um impacto significativamente superior ao das virtuais. Um estudo da Harvard Business Review revela que os encontros presenciais são 34 vezes mais eficazes do que os digitais.

Quais fatores contribuem para essa eficácia face a face?

• Melhor comunicação. Permitem interpretar a linguagem corporal e os sinais não verbais.
• Construção de confiança. A interação pessoal gera relações mais profundas e significativas.
• Maior foco. As reuniões presenciais tendem a ser mais produtivas, pois reduzem as distrações comuns em ambientes virtuais.

Portanto, se a sua empresa busca expandir-se num mercado emergente, você tem maiores probabilidades de sucesso se a equipe executiva se reunir diretamente com parceiros locais.

Viagens de negócios em Portugal: Um mercado em crescimento em 2025

Outra prova de que as viagens de trabalho continuarão sendo um pilar importante para as empresas portuguesas são as projeções positivas que são manejadas. As tendências em viagens de negócios para 2025 apontam para um aumento significativo no gasto empresarial.

De fato, a Associação Portuguesa de das Agências de Viagens e Turismo (APAVT) estão otimistas com o futuro.

No entanto, esse crescimento também apresenta um desafio: como maximizar a eficácia de cada euro gasto.

Ferramentas estratégicas para maximizar a rentabilidade das viagens de negócios

Para obter o maior retorno sobre o investimento, é fundamental adotar tecnologias e ferramentas que otimizem a gestão desses deslocamentos. As aplicações de gestão de despesas de viagem profissionais, como Okticket, oferecem benefícios tangíveis:

• Proporcionam um controle detalhado das despesas em tempo real. O monitoramento exaustivo garante que cada euro investido esteja justificado e alinhado com as políticas de gasto corporativas.
• Simplificam o planejamento e a aprovação desses deslocamentos. Isso pode economizar até 80% do tempo dedicado à gestão manual de folhas de despesas. Graças a isso, os trabalhadores podem se concentrar em seus objetivos de negócios sem se preocupar com a logística e os detalhes financeiros. Com Okticket, por exemplo, a economia é de 120 horas/colaborador/ano.
• Aportam análises detalhadas do custo-benefício das reuniões presenciais. Desta forma, as empresas podem identificar oportunidades de economia e tomar decisões informadas sobre quando e como investir em viagens futuras. Isso ajuda a manter a liquidez e evitar surpresas financeiras.
• Contam com funcionalidades como a integração com sistemas de contabilidade, aprovação de despesas em mobilidade e conformidade regulatória.

Perguntas Frequentes

Qual é o ROI médio das viagens de negócios?

‍O ROI médio das viagens de negócios é de até 600%, o que significa que para cada euro investido, as empresas obtêm um retorno de seis euros. Esse benefício é gerado graças à melhoria na eficácia das negociações, ao fortalecimento das relações com clientes e ao fechamento mais rápido de acordos chave.

Quais estratégias podem ser utilizadas para maximizar o ROI em viagens de negócios?

‍Para otimizar a rentabilidade das viagens de negócios, é crucial implementar estratégias como:

• Implementação de aplicativos de gestão de despesas corporativas.
• Análise de custo-benefício das reuniões presenciais.
• Capacitação das equipas na escolha das viagens mais rentáveis.O uso de software para otimizar viagens de negócios é essencial para maximizar o retorno sobre o investimento. Além disso, acompanhar de perto as tendências em viagens de negócios para 2025 permitirá identificar novas oportunidades para melhorar a gestão dessas viagens.

Como medir o ROI das viagens de negócios?

‍Para avaliar a rentabilidade dos deslocamentos corporativos, as empresas devem considerar indicadores como:

• Aumento nas vendas geradas após reuniões presenciais.
• Custo por oportunidade fechada.
• Redução dos tempos nos ciclos de venda.
• Satisfação dos clientes após encontros presenciais.O uso de software para otimizar viagens de negócios também facilita essa análise, fornecendo dados detalhados sobre despesas e benefícios associados a cada deslocamento.

Quais ferramentas usar para gerir despesas em viagens de negócios?

‍O sucesso das reuniões presenciais não depende apenas do contato direto, mas também de uma boa gestão dos recursos. Ferramentas como Okticket permitem:

• Controle detalhado e em tempo real das despesas.
• Planejamento e aprovação ágil dos deslocamentos.
• Integração com sistemas contábeis para cumprir regulamentações e otimizar a logística.

O uso de software para otimizar viagens de negócios também facilita essa análise, fornecendo dados detalhados sobre despesas e benefícios associados a cada deslocamento.

Conclusão

Os dados são claros: as viagens de negócios são um investimento valioso e estratégico que pode catalisar o sucesso de uma empresa. Neste contexto, é crucial planejar cuidadosamente e aproveitar cada oportunidade que essas viagens oferecem.

Além disso, integrar ferramentas como Okticket e adotar estratégias baseadas em dados permite maximizar o ROI de cada deslocamento.

As empresas que compreendem essa realidade estarão melhor posicionadas para liderar numa economia global cada vez mais competitiva.

Quer maximizar o ROI das suas viagens de negócio? Descubra como Okticket pode ajudá-lo a otimizar cada euro investido.

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À medida que uma empresa cresce, os seus processos também se tornam mais complexos. Isso aumenta a necessidade de ferramentas que mantenham todas as operações sob controlo.

Os sistemas ERP são fundamentais para gerir diversas operações empresariais. No entanto, para maximizar o seu potencial na área financeira, é essencial ir além e implementar uma estratégia de integração de um software de gestão de despesas com o ERP.

Quais são as vantagens dos conectores? Como tirar o máximo proveito deles? Qual a aplicação mais adequada para integrar com o seu ERP? Vamos abordar estas questões ao longo deste artigo.

Por que é importante integrar um software de gestão de despesas com o seu ERP?

A integração de uma aplicação de controlo de despesas com o ERP permite que ambas as ferramentas se conectem, assegurando um fluxo contínuo de informações.
Esta conexão automatiza a sincronização de dados de despesas, como recibos e faturas, com os módulos de contabilidade, tesouraria ou relatórios do sistema de gestão empresarial.

Vantagens da integração de sistemas

Vejamos os principais benefícios de integrar um software de gestão de despesas com o ERP da sua empresa:

• Automatização de processos financeiros. Reduz significativamente as tarefas manuais, acelerando o registo de despesas.
• Redução de erros e discrepâncias. Evita inconsistências na contabilidade e na faturação.
• Visibilidade em tempo real. Permite tomar decisões rápidas e baseadas em dados.
• Conformidade com as normas fiscais locais. Facilita a criação de relatórios fiscais, garantindo o cumprimento da legislação portuguesa.
• Gestão eficiente do fluxo de caixa. Melhora o controlo dos gastos corporativos e otimiza o cash flow.
• Foco estratégico. Liberta recursos do departamento financeiro para tarefas de maior valor estratégico.
• Escalabilidade. Suporta o crescimento da empresa sem complicar os processos.

Dica: Empresas que integram soluções como a Okticket com os seus ERPs conseguem reduzir até 80% do tempo despendido em tarefas administrativas.

Como escolher o melhor software de gestão de despesas para integrar com o ERP?

Escolher a solução certa para integrar com o seu ERP é uma decisão estratégica. Estes são os critérios que deves considerar:

• Compatibilidade. Certifica-te de que o software tem conectores compatíveis com o ERP utilizado.
• Facilidade de uso. Soluções com integração simples reduzem o tempo de implementação e formação.
• Funcionalidades avançadas. Procura ferramentas com OCR, conciliação bancária automática e dados em tempo real.
• Suporte técnico e atualizações frequentes. Garantem que a solução se mantém funcional e atualizada.
• Cumprimento da legislação portuguesa. A aplicação deve estar alinhada com as normas fiscais e contabilísticas locais.

Conselhos práticos para uma integração de sucesso

Para garantir uma integração bem-sucedida com o ERP, é essencial seguir algumas etapas-chave:

1. Avalie as necessidades atuais da empresa. Certifique que as ferramentas existentes conseguem suportar a integração.
2. Defina um líder de projeto. Este deve coordenar o processo e comunicar os prazos e mudanças aos departamentos.
3. Planeie os fluxos de trabalho. Defina processos claros para uma transição tranquila.
4. Capacite a equipa. Treine os colaboradores para aproveitarem ao máximo a ferramenta integrada.
5. Implemente gradualmente. Teste e ajuste a integração antes de a tornar definitiva.
6. Revise regularmente. Monitorize o desempenho e faça ajustes conforme necessário.

Integração de sistemas: Principais benefícios para a sua empresa

Agora que tem uma ideia do que precisa, está em posição de escolher a solução de gestão de despesas empresariais que melhor se integra com o seu ERP.

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Benefícios destacados de integrar a Okticket com o seu ERP

Na Okticket, oferecemos uma solução flexível e adaptável, com integração certificada para os principais ERPs do mercado, como Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, entre outros. Aqui estão algumas vantagens:

• Automatização total. Os gastos registados na app são transferidos automaticamente para o sistema contabilístico e ERP.
• Conectores bidirecionais e evolutivos. Garantem um fluxo contínuo de dados e compatibilidade com atualizações dos ERPs.
• Configuração personalizada. Ajusta-se às regras contabilísticas e necessidades da empresa.
• Sincronização instantânea. Dados de despesas e contabilidade acessíveis em tempo real.
• Cumprimento legal. Proteção total de dados e conformidade com a legislação.
• Suporte especializado. A nossa equipa garante uma integração sem complicações.

Exemplo prático de integração Okticket + ERP

1. O colaborador tira uma foto do recibo na app.
2. O sistema extrai os dados automaticamente com tecnologia OCR.
3. Os dados são sincronizados com o ERP (Sage, SAP, Primavera, etc.).
4. Tudo fica pronto para contabilização em minutos.

Com esta integração, a gestão de despesas torna-se rápida, eficiente e sem erros.

Perguntas frequentes

Okticket é compatível com o meu ERP?
Sim. A nossa solução é compatível e integra-se de forma nativa com os principais sistemas do mercado, sem processos manuais ou ficheiros intermédios.

O que distingue a integração da Okticket?
As nossas integrações são desenvolvidas por especialistas, garantindo evolução contínua e compatibilidade com atualizações do ERP.

Conclusão

A integração de um software de gestão de despesas com o ERP não só melhora a eficiência operacional, mas também otimiza o controlo financeiro e facilita o crescimento da empresa.

Com a Okticket, tens a solução perfeita para maximizar o potencial do seu ERP.
Quer saber mais? Solicite já uma demo personalizada!

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Que os departamentos financeiros enfrentam desafios contínuos na gestão de despesas empresariais não é novidade. Também não é a primeira vez que mencionamos que aproximadamente 20% das notas de despesa contêm erros, na sua maioria derivados da falta de controlo.

Se acostuma utilizar uma aplicação de gestão de despesas profissionais, talvez esteja familiarizado com a possibilidade de definir limites ou receber notificações. Mas... já teve a oportunidade de personalizar alertas de despesas com um nível de detalhe e automação tão avançado que nenhuma anomalia escapa?

Faturas duplicadas, comprovativos incompletos, falta de justificativos ou despesas não dedutíveis são problemas comuns nas folhas de despesas. Estas irregularidades geram uma carga administrativa desnecessária, perdas financeiras e até multas significativas.

Combater táticas fraudulentas tão enraizadas é um desafio, especialmente se as ferramentas não evoluíram. É aqui que a Inteligência Artificial (IA) se torna a melhor aliada na luta contra despesas que não respeitam as políticas das empresas.

Controlo total das despesas empresariais: como o PelAIo identifica erros em tempo real

Neste cenário, tecnologias avançadas como o PelAIo da Okticket, que combina um OCR inteligente com alertas ultra personalizados, estão a mudar as regras do jogo.

O que diferencia esta ferramenta de um OCR tradicional?

• Alertas personalizados: Não são genéricos. Configuram-se com base nas regras e políticas específicas de cada empresa. Isto permite, por exemplo, identificar faturas duplicadas, despesas fora do horário laboral ou consumos não dedutíveis, como álcool.
• Informação relevante: Quer informações que normalmente não aparecem nos comprovativos? Muitas empresas exigem detalhes como o número de participantes num almoço, a matrícula do carro num talão de estacionamento ou os litros de combustível indicados no quilómetro.
• Deteção de erros fiscais: Como pagamentos em numerário que excedem os limites legais (1.000 euros em Portugal, por exemplo).
• Reconhecimento de documentos: Processa documentos em diferentes idiomas, moedas e formatos, ideal para empresas com operações internacionais.
• Aprendizagem automática: Com base nos recibos carregados na aplicação, o sistema autocompleta dados como o NIF de um estabelecimento, por exemplo.

Novidade: Melhorámos o nosso OCR para que a extração de dados seja ainda mais rápida e eficaz. Com as últimas atualizações, o motor de reconhecimento de caracteres consegue agora ler e extrair informações diretamente do código QR presente nos recibos portugueses. Basta tirar uma foto do recibo com a câmara da aplicação, como de costume. Além disso, o OCR também identifica automaticamente o número de sequência do Código de Validação da fatura, conhecido como ATCUD.

Além disso, o PelAIo não só emite alertas em tempo real, como também tem a capacidade de bloquear automaticamente as despesas que não cumpram as políticas internas ou a legislação fiscal. Assim, evita-se a aprovação e o registo contabilístico de despesas irregulares.

Eficiência operacional com o OCR inteligente da Okticket

Enquanto deteta irregularidades antes que estas se tornem um problema, a tecnologia avançada do PelAIo alinha a gestão de despesas com os objetivos estratégicos da empresa.

Okticket adapta-se às nossas políticas internas de despesas. O seu poderoso motor de revisão automática facilita a revisão das despesas pela nossa equipa financeira. Agora, gastamos apenas alguns minutos por mês, em vez de horas, no processo de gestão das notas de despesas profissionais (Grupo TSK)

Funcionalidades destacadas:

• Captura instantânea de informações fiscais chave: NIF, data, valor, categoria de despesa...
• Informações em tempo real que permitem ajustes proativos na estratégia financeira.
• Classificação automática de despesas em categorias dedutíveis, como transporte, alimentação ou representação, maximizando os benefícios fiscais permitidos por lei.
• Processamento de tickets danificados, mal impressos ou até escritos à mão.
• Sincronização automática das informações de despesas com o sistema contabilístico ou ERP, eliminando erros manuais.
• Dados organizados para analisar padrões de despesas, renegociar contratos com fornecedores e ajustar políticas internas.

Estas funcionalidades permitem ao PelAIo reduzir até 80% do tempo gasto em tarefas administrativas, libertando o departamento financeiro para se concentrar em atividades estratégicas.

Casos práticos: Alertas inteligentes da Okticket

Conclusão: Um novo padrão na gestão financeira

O PelAIo da Okticket não é apenas um OCR avançado. É uma solução estratégica para diretores financeiros que procuram eficiência, controlo e conformidade legal.

Com tecnologia de ponta, transforma a gestão de despesas num processo simples, rápido e seguro.

Pronto para reduzir erros e transformar a gestão de despesas na tua empresa?

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Solicite uma demonstração personalizada e descobra como o PelAIo pode fazer a diferença.

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