Investiu numa ferramenta digital para automatizar processos. E, mesmo assim, continua a passar horas a revisar comprovativos, corrigir erros, verificar o cumprimento da política de despesas e a perseguir colaboradores para que submetam os gastos de forma correta e atempada... Muitas empresas vivem esta contradição: digitalizaram, mas não automatizaram verdadeiramente.

Durante anos, o modelo SaaS (Software as a Service) foi o grande impulsionador da transformação digital nas empresas de todos os setores. Uma solução na cloud, flexível, escalável e sem necessidade de instalação local.

Mas as necessidades evoluem. Hoje, as organizações já não se contentam apenas com eficiência. Exigem automatização inteligente, capacidade de antecipação e personalização adaptada às suas necessidades de negócio.

Um novo cenário pede um novo protagonista. Surge o AaaS — Agent as a Service — como o novo paradigma. Tal como um assistente pessoal, esta tecnologia adapta-se às necessidades da sua empresa e trabalha por si.

Estamos a falar de um sistema com agentes inteligentes que aprendem com o comportamento dos utilizadores, atuam de forma autónoma e eliminam fricções em tarefas repetitivas, como a gestão de despesas corporativas.

Na prática, o denominado “Agente como Serviço” assume todo o processo: capta os dados da despesa, classifica-os, verifica se está tudo conforme, alerta para possíveis problemas, bloqueia despesas não permitidas, gera relatórios e integra-se automaticamente com o seu sistema de gestão empresarial.

O que é o AaaS? Em que se distingue do SaaS? Como funcionam os agentes inteligentes? Porque estão a tornar-se o modelo preferido para automatizar a gestão de despesas? Que impacto pode ter o Agent as a Service no dia a dia de um departamento financeiro? Vamos responder a tudo neste artigo.

O que é o AaaS e porque está a ganhar terreno?

O Agent as a Service é uma evolução natural do SaaS. Como já referimos, este novo modelo baseia-se em agentes digitais potenciados por Inteligência Artificial. Combinando aprendizagem automática e processamento de linguagem natural, estes assistentes compreendem as necessidades dos utilizadores, automatizam fluxos de trabalho complexos e aumentam a eficiência operacional.

Ao contrário do SaaS tradicional, em que os utilizadores precisam de interagir constantemente com a plataforma para executar ações, o AaaS assume essas tarefas de forma proativa.

Além de executar procedimentos sem intervenção humana, os agentes AaaS tomam decisões de forma autónoma — como se fossem mais um membro da equipa. Eles fazem isso analisando regras, interpretando o contexto e até aprendendo com o comportamento dos utilizadores.

Vantagens do modelo AaaS em comparação com o SaaS tradicional

Como se reflete isso na gestão de despesas profissionais?

• Automatização sem fricções: captação automática de documentos, independentemente do canal ou formato.
• Extração inteligente de dados, desde os básicos até aos personalizados pelo utilizador.
• Validação automática conforme as políticas internas de despesas.
• Deteção de anomalias que poderiam passar despercebidas.
• Alertas personalizados sempre que uma despesa irregular é identificada.
• Identificação de padrões de consumo.
• Geração de relatórios em tempo real.

SaaS vs AaaS na gestão de despesas

Resumindo: o SaaS oferece-lhe ferramentas. Mas se procuras resultados, o AaaS é o teu aliado. A seguir, apresentamos uma tabela comparativa entre os dois modelos.

Okticket como AaaS: Inteligência real a serviço da área financeira

Ao reduzir a carga administrativa das equipas de back office, a transição de SaaS para AaaS representa um valor acrescentado significativo.

Na Okticket, já demos esse passo. Integrámos uma camada de IA à nossa tecnologia e agora o nosso sistema funciona como um verdadeiro agente inteligente; automatizando todo o ciclo de gestão de despesas.

Algumas funcionalidades de Pelaio, a IA da Okticket:

• Capta comprovativos em vários idiomas, moedas e formatos.
• Classifica-os, analisa-os e envia-os automaticamente para aprovação — sem necessidade de intervenção humana.
• Integra-se diretamente com o teu ERP.
• Aprende com cada utilização e melhora continuamente.
• Oferece total rastreabilidade, sem lacunas.
• Melhora o controlo interno ao detetar erros ou desvios antes de chegarem à contabilidade.
• Proporciona aos departamentos financeiros os dados certos para análises estratégicas.

Os resultados?

• Redução de até 80% no tempo gasto em tarefas administrativas.
• Redução de até 90% erros contabilísticos.
• Um sistema escalável, disponível 24/7, sem necessidade de reforçar a equipa.

O AaaS vai substituir o SaaS?

Líderes como Satya Nadella (CEO da Microsoft) falam da transição do software como serviço para software com inteligência embutida. No entanto, ninguém espera que esta mudança aconteça de forma imediata.

Na verdade, muitas soluções já estão a incorporar IA às suas tecnologias, permitindo a convivência dos dois modelos.

Por isso, por agora, falamos mais de evolução do que em substituição.

Desafios da adoção de agentes inteligentes: estamos realmente preparados?

Ainda existem alguns obstáculos que podem atrasar a adoção generalizada do AaaS:

• Resistência à mudança: a desconfiança face as novas tecnologias é comum. A educação e as provas de conceito ajudam, mas exigem tempo.
• Incerteza quanto às alterações nas funções causadas pela automatização.
• Preocupações com a segurança e com o cumpromento das normas.
• Complexidade técnica: a integração do AaaS pode exigir a atualização dos sistemas.

Conclusão: Do software como ferramenta ao software com inteligência

Tudo indica que os agentes inteligentes se irão tornar o novo padrão. No entanto, o SaaS continuará a ser uma ferramenta essencial, coexistindo com soluções mais autónomas e orientadas para os resultados.

O seu software ainda espera ordens, ou já atua por si?
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O OCR de faturas foi o trampolim que permitiu a transição da introdução manual dos dados para a digitalização dos comprovativos. Durante muitos anos, foi um grande aliado na automatização dos processos administrativos.

Mas agora, com a chegada da Inteligência Artificial (IA), começam a tornar-se evidentes as suas limitações.

OCR tradicional vs. Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR), captura de dados vs. interpretação da despesa, padronização vs. personalização. Estará a mudança em curso?

Do OCR tradicional ao OCR inteligente: o que mudou realmente?

O OCR tradicional continua a ser útil para otimizar a gestão de despesas profissionais, mas para muitas empresas já não é suficiente. Estas são algumas das suas limitações:

• Pode falhar ao reconhecer caracteres desfocados ou mal impressos.
• Exige configurações específicas para diferentes tipos de documentos.
• Frequentemente requer ajustes manuais.

Com a Inteligência Artificial, estas limitações foram superadas. Os sistemas atuais conseguem aprender, adaptar-se e automatizar processos sem necessidade de intervenção humana.

A IA como nova aliada na gestão financeira

O que traz a IA que o OCR tradicional de faturas não consegue oferecer?

• Aprendizagem contínua, adaptando-se a variações no formato e layout dos documentos, eliminando a necessidade de modelos predefinidos.
• Maior precisão na extração de dados, mesmo em documentos não estruturados.
• Automatização avançada, que minimiza erros humanos.

Pelaio: a IA da Okticket para a gestão de despesas de viagens profissionais

Enquanto muitos sistemas de OCR de faturas continuam a oferecer apenas funções básicas de digitalização, empresas como a Okticket integraram IA generativa na gestão de despesas.

Um exemplo desta evolução é o Pelaio, a Inteligência Artificial da Okticket. Esta tecnologia interpreta os dados das despesas, analisa padrões, deteta anomalias e apoia a tomada de decisões financeiras.

A tabela seguinte resume as principais diferenças entre um OCR tradicional e a IAG da Okticket:

A Okticket vai mais além: aprendizagem contínua e máxima flexibilidade

Enquanto o OCR tradicional exige configuração específica para cada tipo de documento, o motor inteligente da Okticket adapta-se automaticamente a diferentes formatos. O Pelaio não apenas reconhece os dados, mas também aprende com cada novo documento digitalizado, melhorando a precisão constantemente.

Além disso, um OCR convencional limita-se a extrair dados de zonas predefinidas, enquanto O Pelaio, por outro lado, identifica campos dinâmicos e variáveis, permitindo até que os utilizadores personalizem quais os dados a extrair, utilizando linguagem natural.

Benefícios do OCR inteligente para o controlo das despesas empresariais

As principais capacidades da IA da Okticket incluem:

• Captura precisa de dados essenciais em talões e faturas, permitindo decisões financeiras informadas.
• Identificação de informação específica, como matrículas em portagens, número de pessoas em refeições ou litros de combustível.
• Tradução e interpretação automática de documentos em diferentes idiomas – ideal para empresas multinacionais.
• Deteção automática de despesas fora da política da empresa, com geração de alertas ou bloqueio de reembolsos indevidos (por exemplo, consumos de álcool).
• Adaptação a diferentes regimes fiscais, moedas e codificações, independentemente da origem do documento.
• Processamento em tempo real, mesmo com talões danificados, mal impressos ou manuscritos.
• Geração de insights financeiros, com base nos dados digitalizados.
• Integração com os principais ERP e sistemas de gestão empresarial do mercado.

Porquê escolher a Okticket para a gestão de despesas com IA?

A IA Generativa da Okticket traduz-se em ganhos reais para os departamentos financeiros:

• 80% de redução do tempo gasto em tarefas administrativas.
• 90% menos de erros contabilísticos.
• Digitalização completa de todo o processo de gestão de despesas.
• Rastreabilidade total, a partir de qualquer dispositivo.
• Deteção de fraudes e anomalias sem intervenção manual.
• Redução superior a 80% no tempo de auditoria.
• Cumprimento garantido das obrigações legais.

Conclusão: A IA está a transformar a gestão das finanças

A evolução tecnológica não abranda. A Inteligência Artificial está a ultrapassar o OCR tradicional, e soluções como o PelAIo demonstram que é possível tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil, precisa e eficiente do que nunca.

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Descubra como a tecnologia avançada da Okticket pode revolucionar os seus processos.

Perguntas Frequentes sobre OCRs inteligentes

O que é um ICR?

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O Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) é uma tecnologia avançada de OCR que permite extrair e digitalizar texto manuscrito com recurso a Inteligência Artificial e Machine Learning. Ao contrário do OCR tradicional, que apenas reconhece caracteres impressos, o ICR aprende e melhora continuamente, adaptando-se a diferentes estilos de escrita.

Como funciona o ICR?

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O ICR permite digitalizar texto manuscrito com elevada precisão, otimizando a gestão documental. O processo é composto por quatro etapas:

1. Pré-processamento: Melhora a qualidade da imagem para facilitar a leitura.
2. Segmentação: Separa o texto em linhas, palavras e caracteres.
3. Reconhecimento: Identifica os caracteres com base numa base de dados pré-treinada.
4. Pós-processamento: Corrige erros e valida os dados antes de os armazenar.

Posso combinar OCR com ICR?

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Sim. A utilização combinada de OCR e ICR permite processar documentos com texto impresso e manuscrito, aumentando a eficiência e a precisão na gestão de ficheiros.

Para que serve o ICR?

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O Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) é ideal para empresas em processo de transição digital que ainda lidam com documentos manuscritos, como ordens de compra ou formulários em papel.

Entre os usos mais comuns destacam-se:

• Automatização de contas a pagar.
• Conversão de imagens em texto.
• Introdução automática de dados.
• Extração de informação de ficheiros PDF.
• Gestão de formulários digitalizados.

O que é o IDP?

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IDP, ou Processamento Inteligente de Documentos (Intelligent Document Processing), é uma tecnologia que combina OCR, ICR e NLP (Processamento de Linguagem Natural) para tratar dados não estruturados, melhorar a classificação de documentos e apoiar a tomada de decisões.

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Dizem que a informação é poder, mas quando se trata das finanças empresariais, a frase correta seria: “A informação financeira é poder, mas somente se você souber como usá-la”. Neste caminho rumo à eficiência operacional, é fundamental parar em um ponto estratégico que, às vezes, passa despercebido: a contabilidade de gestão.

Normalmente, ao falar de contabilidade, a mente se concentra na contabilidade financeira. Mas nem tudo são relatórios para investidores, entidades financeiras ou reguladores. Também é necessário transformar os dados financeiros em insights acionáveis para a tomada de decisões estratégicas.

Neste artigo, veremos o valor que a contabilidade de gestão agrega em termos de otimização financeira, redução de custos e fortalecimento da estratégia empresarial.

O que é a contabilidade de gestão?

Tambiém conhecida como contabilidade diretiva, a contabilidade de gestão se concentra- se em coletar, analisar e interpretar dados financeiros e não financeiros para maximizar os lucros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

Esses detalhes agregam valor adicional à mera informação contábil. Além de contrubuir para a evolução empresarial, permitem fazer projeções futuras e até detectar possíveis erros antes que seja tarde para agir.

E tudo isso sem a obrigação de cumprir as normas e padrões contábeis aos quais a contabilidade financeira está sujeita.

Principais características da contabilidade de gestão

Pode-se dizer que a contabilidade de gestão é uma combinação entre a contabilidade financeira e a contabilidade de custos, caracterizando-se por algumas particularidades:

• É gerida internamente e não é divulgada para fora da empresa.
• Não está sujeita a regulamentações externas, o que permite adaptação às necessidades do negócio.
• É orientada para a tomada de decisões estratégicas de acordo com a política empresarial.
• Analisa as estruturas organizacionais e mede a sua eficiência em relação à produtividade.
• Avalia indicadores-chave como tempos de produção, uso de recursos e definição de preços, abrangendo diversos departamentos.
• Utiliza técnicas avançadas, como análise marginal, avaliação de estoques e ferramentas de previsão financeira.

Benefícios da contabilidade diretiva para as empresas

Em resumo, a contabilidade de gestão ou diretiva oferece diversas vantagens para os departamentos financeiros. Aqui estão algumas das principais:

• Tomar decisões fundamentadas, baseadas em informações reais, precisas e relevantes.
• Otimizar recursos estrategicamente, maximizando a rentabilidade.
• Analisar tendências e adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado, tornando as empresas mais competitivas.
• Controlar os gastos, sejam de produção, operacionais ou administrativos.
• Avaliar a rentabilidade das diferentes áreas para identificar exatamente quais geram mais receita e quais necessitam de ajustes.
• Apoiar decisões estratégicas de longo prazo.

Portanto, a contabilidade de gestão é o complemento necessário da contabilidade financeira para otimizar a eficiência e a rentabilidade de uma empresa.

Diferenças entre contabilidade financeira e contabilidade de gestão

Ambas as disciplinas ajudam os gestores a tomar decisões de alto nível, mas as diferenças são evidentes. Enquanto a contabilidade financeira fornece uma imagem fiel da situação econômica, a contabilidade de gestão permite transformar esses dados em estratégias que otimizam o desempenho empresarial.

Abaixo, segue um quadro comparativo:

Exemplo prático

Vamos ilustrar essas diferenças com um exemplo. Imagine uma empresa onde uma parte significativa do orçamento é destinada a viagens de negócios. Com a contabilidade financeira, é possível saber quanto os funcionários gastam no total, e talvez até dividir por categorias gerais, como hospedagem e transporte.

Por outro lado, a contabilidade de gestão permite detalhar esses valores para entender melhor os gastos. Quanto é gasto em passagens aéreas, táxis, transporte público, aluguel de carros, quilometragem, combustível, portagens, estacionamentos, etc.

Dessa forma, é possível identificar padrões de gastos e negociar melhores acordos com fornecedores.

Como implementar a contabilidade de gestão em uma empresa

Agora que já compreendemos a importância da contabilidade de gestão, veja como integrá-la de maneira eficaz:

1. Definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o negócio. Por exemplo, margem de contribuição, custo por unidade ou taxa de rotação de estoque.
2. Automatizar o processo contábil. Obter as informações necessárias é mais difícil quando se utilizam métodos manuais. Aqui entram em jogo soluções especializadas na gestão de despesas profissionais, como a Okticket.
3. Integrar a contabilidade de gestão ao ERP da empresa (Sage, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo, etc.).
4. Revisar periodicamente os dados para ajustar a estratégia empresarial.

Uso da contabilidade de gestão na otimização dos gastos corporativos com a Okticket

Como mencionámos, a tecnologia é essencial para implementar a contabilidade de gestão de forma eficiente. A Okticket, por exemplo, utiliza IA para melhorar o processo de gestão de despesas de viagem corporativa.

Depois de registado o gasto, ele é classificado por tipo (transporte, hospedagem, refeições, quilometragem, etc.), departamento, centro de custo, forma de pagamento ou usuário.

Toda esta informação fica armazenada e organizada para que os departamentos de back office possam analisá-la da melhor forma possível.

Além disso, pode integrá-la ao seu ERP ou software de gestão empresarial para uma gestão contábil automatizada.

Conclusão: A contabilidade de gestão como pilar da rentabilidade empresarial

Apesar de suas diferenças, a contabilidade financeira e a contabilidade de gestão são complementares.

Enquanto a primeira oferece uma visão global da situação económica, a segunda permite otimizar custos, melhorar o planeamento financeiro e aumentar a rentabilidade.

O sucesso ou o fracassodo negócio dependerá da sua correta aplicação.

Ferramentas como a Okticket contribuem para uma contabilidade mais acessível e eficiente. Experimente hoje mesmo!

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Com o aumento da frota de veículos elétricos, cada vez mais empresas precisam gerir e controlar os pagamentos das recargas de energia quando os colaboradores viajam a trabalho.

Seja porque os trabalhadores utilizam o seu próprio carro elétrico para deslocações, ou porque utilizam veículos da frota empresarial que precisam ser recarregados durante o percurso, esses custos de eletricidade devem ser tratados da mesma forma que os de combustível e quilometragem de um carro a combustão.

Nas próximas linhas, exploraremos as melhores práticas para monitorar e otimizar esse processo.

Estratégias para gerir os pagamentos das recargas de energia em viagens corporativas

As empresas que precisam gerir os custos das recargas em postos de carregamento enfrentam desafios como a diversidade de fornecedores, os diferentes métodos de pagamento, a falta de estratégias empresariais para controlar essa despesa e a dificuldade de obter comprovativos válidos em alguns pontos de recarga.

Para superar esses desafios, as empresas precisam de ferramentas e processos eficientes.

Utilizar cartões corporativos

De acordo com o último Barômetro de Eletromobilidade, Portugal conta com milhares de pontos de recarga para veículos elétricos, e esse número continua a crescer.

A expansão da infraestrutura de recarga é uma boa notícia para a mobilidade sustentável, mas também exige uma redefinição da gestão das despesas corporativas.

Até agora, métodos de pagamento como os cartões de combustível permitiam simplificar o reembolso e a gestão das despesas associadas às viagens de negócios.‍

Com os carregadores elétricos, os meios de pagamento variam, exigindo maior controlo por parte do departamento financeiro para garantir a rastreabilidade dos gastos.

Ao validar as despesas, podem surgir pagamentos realizados com cartões de crédito, cartões empresariais, dinheiro, chaves RFID ou diretamente por aplicativos dos operadores de recarga.

Portanto, a melhor solução é utilizar um cartão empresarial que permita pagamentos em todas as estações de recarga, unificando todos os gastos em um único sistema. Isso também evita que os colaboradores precisem adiantar dinheiro do próprio bolso. Além disso, é possível configurar limites de gasto e restrições por categoria para evitar usos indevidos.

Implementar uma solução especializada na gestão de despesas empresariais

Aplicações voltados para a digitalização de despesas de viagem, como a Okticket, facilitam o controlo das recargas de veículos elétricos. Como eles ajudam?

• Digitalizam e validam automaticamente os recibos de recarga. Os utilizadores podem fotografar as faturas das recargas de energia por meio de uma aplicação móvel. A tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) extrai automaticamente informações como valor, data e local.
• Permitem registrar e centralizar todos os pagamentos realizados nos postos de carregamento, independentemente do método de pagamento.
• Oferecem controlo em tempo real dos gastos de cada colaborador, ajudando a identificar erros, padrões de gasto incomuns ou possíveis fraudes (como faturas duplicadas).
• Automatizam solicitações de reembolso, enviando-as para os aprovadores designados e acelerando o processo.
• Geram relatórios detalhados sobre consumo de energia, custos por trajeto e padrões de gasto.
• Integram-se com o sistema contabilístico da empresa, automatizando a contabilidade.
• Armazenam faturas e dados de despesas de forma segura na nuvem, garantindo acesso rápido e seguro.

Com essas ferramentas, as empresas podem identificar oportunidades de economia, negociar melhores condições com fornecedores de recarga e tomar decisões estratégicas baseadas em dados reais.

Planejar estrategicamente as rotas

Quer reduzir custos? Identifique os postos de carregamento mais económicos e planeie os trajetos com base na localização deles.

Aplicações como Google Maps, Electromaps e ABRP (A Better Route Planner) ajudam a planejar percursos eficientes e prever os custos de recarga.

Estabelecer uma política clara de despesas de viagem

Se sua empresa já possui uma política de despesas de viagem, é essencial atualizá-la para incluir os gastos com a recarga de veículos elétricos. Caso ainda não tenha uma, é hora de implementá-la. Certifique-se de definir os seguintes aspectos:

• Tipos de abastecimento cobertos: combustível, eletricidade, etc.
• Onde os veículos podem ser carregados.
• O limite de gasto permitido por recarga e por viagem.
• Os meios de pagamento autorizados: cartões corporativos, numerário, adiantamentos...
• Quais despesas são reembolsáveis e quais não são.
• Os requisitos para validação dos comprovativos.
• O processo de reembolso.
• Quem são os responsáveis por revisar e aprovar essas despesas.

Além disso, é recomendável realizar auditorias periódicas para garantir que os gastos estejam alinhados com as políticas da empresa e atualizar as diretrizes conforme necessário.

Quanto custa carregar um carro elétrico em 2025?

Para definir limites de gasto, é importante conhecer os custos das recargas, que variam conforme o consumo do veículo (kWh/km) e o local da recarga. As principais situações incluem:

• Recarga na sede da empresa: o custo é controlado diretamente pela organização.
• Recarga na casa do colaborador: é necessário apresentar a fatura de energia elétrica, e o custo médio por quilowatt-hora é de 0,21 euros.
• Recarga em postos públicos: os preços variam de acordo com a localização e o tipo de carregamento (semi-rápido, rápido ou ultrarrápido), podendo custar entre 0,43 e 0,79 euros por kWh (Fonte: Automóvel Club de Portugal).

Conclusão

Os veículos elétricos representam o futuro da mobilidade sustentável, mas exigem uma gestão eficiente dos custos de recarga.

A solução passa por em políticas internas bem definidas, cartões empresariais e o uso de um sistema especializado na gestão de despesas. Quer saber mais?

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As informações mais recentes indicam que as viagens de negócios em Portugal deverão crescer 9% em 2025. Como as deslocações profissionais são uma parte essencial da estratégia empresarial, é fundamental rever periodicamente os mecanismos de controlo das despesas corporativas.

Já sabemos que uma má gestão dos gastos com viagens pode resultar em custos desnecessários, riscos de fraude ou incumprimentos fiscais, que afeta a rentabilidade e a conformidade com a Autoridade Tributária.

Neste artigo, exploramos as melhores práticas para gerir despesas empresariais de forma eficiente. Está pronto para posicionar a sua empresa na vanguarda da eficiência financeira?

Controlo de Despesas Corporativas: Como Estabelecer uma Política de Gastos de Viagem Eficiente e Automatizada

Sem uma política de gastos de viagem clara e bem estruturada, é difícil garantir um controle eficiente das despesas empresariais. Aqui estão os principais pontos que não podem faltar neste documento:

Defina limites máximos por destino

O ideal é estabelecer limites por categoria, levando em consideração o destino da viagem. Um hotel em Lisboa, por exemplo, pode ter um custo diferente de um no Porto.

Algumas empresas também ajustam esses limites de acordo com a hierarquia do colaborador (diretores, gestores, equipe operacional).

Estabeleça um procedimento claro para solicitações

Também é essencial que os colaboradores saibam quando e como devem comunicar a necessidade de uma viagem. Isso é especialmente relevante no caso de solicitação de adiantamentos.

Determine o processo de reembolso

Este ponto envolve diversas questões importantes, pois nem sempre os colaboradores estão atentos aos detalhes necessários para um reembolso adequado.

Documentação necessária para justificativa fiscal

Para garantir a dedutibilidade fiscal perante a Autoridade Tributária portuguesa, é essencial contar com:

• Faturas eletrónicas com o NIF da empresa.
• Comprovativos de transporte com data e número de referência.
• Recibos de alimentação e hospedagem que cumpram os requisitos fiscais.

A não conformidade com a emissão correta de faturas pode resultar em multas elevadas, o que reforça a importância de um controle rigoroso.

Defina quais gastos são reembolsáveis

É importante deixar claro quais despesas são passíveis de reembolso e quais não são, para evitar mal-entendidos e problemas futuros.

Flexibilidade nas políticas internas

As políticas internas de despesas devem prever alguma margem de flexibilidade para se adaptarem a situações inesperadas.

Imagine, por exemplo, que surge uma reunião de última hora com um cliente e os bilhetes de avião estão mais caros do que o habitual. Ou que a equipa comercial precisa participar numa feira, mas os preços dos hotéis estão muito elevados devido a um grande evento na cidade.

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Automatize a gestão de despesas e cumpra com a legislação fiscal

A tecnologia desempenha um papel fundamental na aplicação das regras internas de gastos. Ferramentas de gestão de despesas e reservas podem automatizar políticas da empresa, eliminando processos manuais demorados e reduzindo erros administrativos.

Além disso, os colaboradores valorizam ferramentas intuitivas que facilitem o reporte de despesas. Neste contexto, aplicações móveis como a Okticket permitem capturar e carregar recibos instantaneamente, categorizando automaticamente os gastos.

Os departamentos financeiros também se beneficiam, pois conseguem gerir despesas em tempo real: revisar, aprovar, conciliar e contabilizar automaticamente graças às integrações bidirecionais com os principais sistemas de gestão empresarial e agências de viagens.

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Gestão eficiente de despesas com o módulo de solicitação de viagens da Okticket

Essa integração é especialmente vantajosa para otimizar o novo módulo de solicitação de viagens. Com essa funcionalidade, os colaboradores podem criar pedidos indicando informações essenciais como data, destino e orçamento.

Uma vez aprovada a solicitação, a empresa terá visibilidade total de todas as despesas relacionadas, identificando em tempo real possíveis discrepâncias ou cobranças não autorizadas.

Formação e auditoria: elementos-chave para um controlo eficiente de despesas

O sucesso na gestão de despesas empresariais não depende apenas do departamento financeiro. O comprometimento dos colaboradores também é essencial.

Por isso, é importante que todos recebam formação adequada sobre as regras de gasto e sobre as tecnologias utilizadas.

Uma ideia interessante seria realizar um simulacro de viagem corporativa, no qual os colaboradores precisariam solicitar um orçamento, registar despesas e enviá-las para validação.

Além disso, auditorias periódicas são fundamentais para identificar irregularidades, otimizar recursos e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais.

Conclusão

Um bom controlo de despesas empresariais não apenas protege os recursos da sua empresa, mas também melhora a experiência dos colaboradores e reduz os riscos fiscais.

Com a Okticket, a sua empresa pode gerir despesas de forma rápida, segura e em comformidade com as normas fiscais em Portugal. Vamos conversar sobre como otimizar a sua gestão financeira?

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A gestão de faturas está a dar-lhe dor de cabeça? Imagine uma administração sem complicações, onde tudo se resolve no tempo que leva a abrir uma app e fazer alguns cliques. Essa solução existe e tem nome: OCR de faturas.

Esta tecnologia permite digitalizar, interpretar e extrair automaticamente as informações essenciais das faturas. O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) elimina a necessidade de introduzir dados manualmente e reduz os erros humanos, tornando a gestão muito mais ágil e eficiente.

O que é o OCR de faturas e como funciona?

O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é uma tecnologia que converte documentos digitalizados ou escaneados em dados estruturados e editáveis. Na gestão de faturas, este processo permite automatizar a captura de informações e integrá-las a sistemas contábeis e de gestão de despesas.

Processo de digitalização de faturas com OCR

1. Captura do documento

O primeiro passo é carregar os dados da fatura no sistema. Isso pode ser feito de duas formas:

• Fatura física: O documento é escaneado ou fotografado e enviado para o software.
• Fatura digital: O arquivo é carregado diretamente na plataforma OCR.

2. Extração e processamento de dados

Assim que a fatura é recebida, o OCR entra em ação:

• Analisa e deteta os diferentes campos de informação no documento.
• Extrai dados essenciais, como NIF, valor total, data, impostos e descrição da despesa.

3. Validação e armazenamento na nuvem

O próximo passo é validar as informações extraídas para identificar possíveis erros ou inconsistências. Se tudo estiver correto, os dados são integrados aos sistemas contábeis para gerar os registos correspondentes.

As faturas digitalizadas são armazenadas com segurança na nuvem, garantindo acesso à informação sempre que necessário, inclusive após o encerramento fiscal.

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OCR inteligente: A evolução da automação financeira

Até aqui, apresentámos um resumo do que um OCR de faturas tradicional pode oferecer. Agora, imagine essa tecnologia combinada com inteligência artificial. As possibilidades multiplicam-se.

Graças à união entre IA e machine learning, os OCR inteligentes não se limitam apenas a ler documentos. Eles também aprendem a identificar padrões e aprimorar sua precisão.

Estamos falando de um nível superior de automação.

Diferenças entre OCR tradicional e OCR com IA

O OCR inteligente é uma versão avançada do reconhecimento óptico de caracteres, que utiliza inteligência artificial e machine learning para melhorar a precisão na extração e no processamento de dados. Diferentemente do OCR tradicional, que apenas reconhece texto e números, o OCR inteligente:

• ‍Compreende o contexto das informações – É capaz de diferenciar diversos tipos de documentos e extrair dados específicos de acordo com o formato de cada fatura.‍
• Aprende e melhora continuamente – À medida que processa mais faturas, o sistema torna-se mais preciso na identificação de informações essenciais e na correção de erros comuns. Detecta fraudes e anomalias – Com algoritmos avançados, o OCR inteligente identifica inconsistências nas faturas e sinaliza possíveis irregularidades.
• ‍Integra-se a sistemas de automação – Permite a sincronização com ERPs e plataformas de gestão de despesas, garantindo uma administração mais eficiente e sem necessidade de intervenção manual.

Na tabela a seguir, pode conferir uma comparação resumida entre um OCR tradicional e um OCR inteligente.

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Benefícios do OCR de faturas na gestão de despesas de viagem

Implementar um sistema de OCR para faturas traz diversas vantagens para empresas que lidam com um grande volume de comprovativos e precisam de agilidade na gestão financeira. A seguir, explicamos como esta tecnologia pode otimizar a sua operação.

1. Economia de tempo e redução da carga administrativa

Como não é mais necessário inserir manualmente os dados de cada fatura, o tempo gasto em tarefas repetitivas diminui significativamente.

2. Menos erros, mais precisão

A automação reduz os erros humanos na captura de dados, evitando discrepâncias que podem gerar problemas contábeis.

3. Conformidade fiscal garantida

Em Portugal, onde a fatura eletrónica é amplamente utilizada, contar com um sistema de OCR garante que os dados sejam extraídos corretamente e em conformidade com as normas da Autoridade Tributária.

Isto permite que as empresas assegurem que as suas despesas sejam 100% dedutíveis, evitando problemas fiscais decorrentes de faturas mal registradas ou inválidas.

4. Integração com outros sistemas financeiros

Um dos grandes benefícios do OCR é sua capacidade de se conectar automaticamente com ERPs, softwares de contabilidade ou plataformas de gestão de despesas, facilitando a monitorização e a tomada de decisões baseadas em dados.

5. Maior controle e visibilidade dos gastos

Ao digitalizar as faturas e extrair informações em tempo real, as empresas podem monitorar suas despesas instantaneamente. Isso possibilita:

• Identificar padrões de gastos e oportunidades de economia
• Detectar irregularidades ou despesas não autorizadas
• Otimizar orçamentos e melhorar o planeamento financeiro

O que um bom software de OCR para faturas deve oferecer

Ao escolher um programa que integre tecnologia OCR para faturas, é essencial que ele atenda a certas características-chave para otimizar a gestão de despesas e garantir sua eficiência.

• ‍Precisão na extração de dados, especialmente das informações mais importantes das faturas eletrónicas.‍
• Possibilidade de edição e validação manual para corrigir eventuais erros.
• Armazenamento seguro dos dados extraídos, garantindo acesso fácil a qualquer momento.
• Rapidez e eficiência no processamento das faturas.‍
• Confiabilidade e baixa taxa de erros, minimizando falhas na digitalização.‍
• Integração com sistemas contábeis, permitindo que os dados digitalizados sejam exportados automaticamente, sem necessidade de inserção manual.

Para garantir a validade dos documentos digitalizados, é recomendável que o software seja certificado ou esteja em conformidade com as diretrizes da Autoridade Tributária. Isso elimina a necessidade de manter arquivos físicos e assegura que, em caso de auditoria, os documentos digitalizados sejam suficientes.

OCR inteligente da Okticket: automação e precisão na gestão de faturas

Embora a tecnologia tenha evoluído significativamente, nem todos os sistemas de reconhecimento óptico de caracteres oferecem o mesmo nível de precisão, adaptabilidade e conformidade regulatória.

Nesse contexto, a Okticket desenvolveu um OCR avançado, projetado especificamente para otimizar o processamento de faturas e comprovativos de despesas de forma rápida, segura e alinhada às normas fiscais.

A tecnologia da Pelaio adapta-se às necessidades do mercado português, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais e aumentando a eficiência operacional das empresas.

A seguir, explicamos como nossa solução pode ajudá-lo a otimizar a gestão de despesas e maximizar a dedutibilidade fiscal:

• ‍Automação completa do processo de captura de dados – Com a Okticket, não é mais necessário inserir manualmente as informações de cada fatura. Isso reduz a margem de erro e melhora a precisão nos relatórios financeiros.‍
• Conformidade com a Autoridade Tributária – Nosso OCR foi desenvolvido para garantir que todas as faturas estejam em conformidade com as normas fiscais, assegurando que sejam válidas e dedutíveis.‍
• Detecção automática de possíveis irregularidades – O sistema identifica gastos não autorizados pela empresa e transações que excedam os limites permitidos, ajudando a minimizar fraudes internas e garantindo o cumprimento das políticas de despesas.
• Reconhecimento de faturas em diferentes idiomas e moedas – O OCR da Okticket converte e valida cada despesa de acordo com as regulamentações fiscais aplicáveis.‍
• Integração com os principais ERPs utilizados em Portugal – Permite a sincronização automática dos dados contábeis e facilita o acesso às informações financeiras em tempo real.

Conclusão: Digitalizar para otimizar

A automação com OCR inteligente é essencial para melhorar a gestão de despesas empresariais e garantir a conformidade fiscal em Portugal.

Diga adeus à gestão manual de faturas e otimize o controlo financeiro com a Okticket. Vamos conversar?

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