Será que a contabilização de faturas é um processo que consome mais tempo do que deveria? Todos os anos, as empresas perdem centenas de horas na gestão manual de despesas profissionais.

Um método ultrapassado que gera outros problemas, como erros, falta de visibilidade, perda de controle sobre os gastos e dificuldades na conciliação contábil.

Com o mercado avançando tão rapidamente, essa ineficiência pode sair muito cara. Talvez seja hora de transformar esse processo numa vantagem competitiva.

A chave está na automação, especialmente com a aplicação de Inteligência Artificial na contabilização de faturas e recibos.

Controlo de custos e automação inteligente: uma prioridade para os CFOs

Os CFOs com visão estratégica já entendem a necessidade de integrar essa tecnologia no dia a dia. Quatro em cada dez diretores financeiros de empresas espanholas já utilizam ferramentas de Inteligência Artificial (IA) na sua gestão diária, e outros 25% estão em processo de implementação, segundo um recente relatório da Grant Thornton.

O estudo também aponta que, no topo das prioridades para "modernização operacional e garantia da competitividade", está o aumento do investimento em digitalização e tecnologia. Essa tendência reforça a importância de ferramentas especializadas na automação da gestão e contabilização de despesas corporativas.

Em Portugal, o relatório da consultora Strand Partners, encomendado pela Amazon Web Services (AWS), aponta que 57% das empresas portuguesas utilizam pelo menos uma ferramenta de inteligência artificial, refletindo uma adoção crescente desta tecnologia no ambiente empresarial português.

Contabilização automática de faturas: o papel do OCR com Inteligência Artificial

Os métodos de contabilização de faturas e recibos variam conforme a legislação contábil de cada país e o sistema de gestão da empresa. Para escolher o mais adequado, é essencial considerar fatores como volume de faturas, necessidade de automação, conformidade regulatória e integração com outros sistemas financeiros.

A solução ideal combina digitalização, inteligência artificial e automação. Ferramentas avançadas como a Okticket utilizam IA para capturar automaticamente os dados das faturas e recibos, categorizá-los e contabilizá-los conforme a legislação vigente.

Da captura de despesas à contabilidade: automação em 5 etapas

A integração de um OCR inteligente (Reconhecimento Óptico de Caracteres) com sistemas contábeis permite a automação da contabilização de faturas e recibos em cinco passos:

1. Captura automática de recibos e faturas por fotos de dispositivos móveis, integração com fornecedores de faturas eletrônicas ou digitalização de PDFs.
2. Extração de dados relevantes: fornecedor, data de emissão, valor total, impostos, número da fatura, etc.
3. Validação automática para detectar erros e evitar registros incorretos.
4. Classificação contábil automática conforme o plano de contas da empresa.
5. Transferência automática dos dados ao ERP ou sistema de gestão contábil.

A combinação de OCR inteligente e contabilização automatizada transforma a gestão financeira empresarial.

Automatização da contabilização de faturas passo a passo

Embora a automação traga eficiência financeira, o sucesso depende da implementação correta:

1. Definir desafios e objetivos da empresa (reduzir tempo, melhorar rastreabilidade de despesas, etc.).
2. Escolher um software de automação com OCR inteligente, conciliação automática e integração contábil.
3. Treinar os colaboradores para utilizar ferramentas de digitalização de faturas.
4. Estabelecer regras contábeis conforme a política da empresa.
5. Configurar fluxos de aprovação para garantir conformidade.
6. Realizar testes antes da implementação definitiva.
7. Monitorar métricas-chave como tempo de processamento e redução de erros.

Vantagens da IA da Okticket na automação contábil

Okticket permite capturar, validar e contabilizar documentos em segundos, integrando-se a sistemas contábeis como Sage, SAP, Microsoft e Odoo. Os benefícios incluem:

• Reconhecimento automático de dados como data, valor e impostos.
• Extração inteligente com suporte para diferentes idiomas e moedas.
• Integração bidirecional com ERPs.
• Minimização de erros e duplicidades.
• Registro digital acessível a qualquer momento.
• Economia de tempo: redução de 80% no trabalho administrativo.
• Contabilização em tempo real.
• Rastreabilidade total das despesas.
• Conformidade com a legislação fiscal vigente.
• Impacto financeiro positivo.

O ROI da automação: Redução de custos e ganho de eficiência

Empresas que implementaram soluções de automação economizam, em média, €5 por fatura processada automaticamente (fonte: Aberdeen Group). A economia de tempo e a redução de erros resultam em um retorno do investimento quase imediato.

Conclusão: Contabilidade automatizada como vantagem competitiva

Automatizar a contabilização de faturas é uma decisão estratégica para empresas que buscam crescimento sem desperdício de tempo em tarefas repetitivas.

A sua empresa ainda contabiliza recibos manualmente? Descubra como a automação pode transformar sua gestão contábil.

Entre em contato conosco e otimize os seus recursos agora mesmo!

‍

‍

A revisão manual de cada recibo ou fatura, a perda de rastreabilidade, as discrepâncias, os atrasos na aprovação... A validação de despesas profissionais pode tornar-se um processo lento e complicado, prejudicando a produtividade e a eficiência financeira da sua empresa, especialmente se não contar com as ferramentas adequadas.

Quando uma despesa precisa passar por vários responsáveis antes de ser processada e reembolsada, as dificuldades são inevitáveis. Portanto, nem é preciso dizer que a solução mais rápida para esse problema é a automatização dos fluxos de aprovação.

Na Okticket, esse fluxo de trabalho é totalmente personalizável e projetado para manter o controlo em cada etapa. Você passará de levar dias para validar relatórios de despesas a aprová-los em poucos minutos, diretamente pela aplicação.

‍

Benefícios da automação na aprovação de despesas

Os fluxos de aprovação automatizados permitem definir regras específicas de acordo com as necessidades de cada empresa: com base nos cargos dos colaboradores, localização, valores ou categorias de despesas, por exemplo.

Logo perceberá o impacto positivo:

• Terá visibilidade total das despesas em tempo real, essencial para otimizar os orçamentos.
• Graças a este controle imediato, poderá identificar erros e fraudes antes que se tornem um problema financeiro grave.
• Terá a garantia de que os comprovativos validados, digitalizados e armazenados estão em conformidade com a legislação portuguesa.
• Ao reduzir os tempos de aprovação, também poderá acelerar os reembolsos, um ponto que costuma gerar muitas fricções.

As empresas que automatizam a gestão de despesas conseguem reduzir em 30% o tempo dedicado às aprovações e melhorar a precisão dos relatórios financeiros em 44%. (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptação a cada organização

Um sistema de aprovações flexível permite personalizar os fluxos de trabalho de acordo com o tamanho e à estrutura de cada empresa. Vejamos alguns exemplos:

• Pequenos negócios: Você tem um pequeno negócio e só precisa validar despesas que ultrapassem um valor específico (50 euros, por exemplo). Nesse caso, é possível configurar o fluxo de trabalho para estabelecer um limite automático. Assim, os gastos inferiores a 50 euros são aprovados automaticamente, enquanto os demais são encaminhados para um responsável que fará a validação.

• Grandes empresas: Você é o responsável financeiro de uma grande companhia e precisa que as despesas passem por vários níveis de aprovação. O fluxo pode ser assim:
  1. O colaborador envia a despesa para revisão.
  2. O supervisor verifica se está tudo correto e aprova.
  3. A despesa é encaminhada para um segundo responsável para validação.
  4. Finalmente, é enviada para o departamento de contabilidade, que processa e autoriza o reembolso (se aplicável).

Esse fluxo pode variar de empresa para empresa e, até mesmo dentro de uma mesma organização, pode ser diferente consoante o departamento ou o projeto.

Dicas para otimizar o processo de aprovação de despesas

Um erro comum na gestão de aprovações é adicionar etapas desnecessárias que apenas retardam o fluxo de validação.

Para otimizar o processo, é fundamental contar com um sistema de notificações que informe, em tempo real, sobre as mudanças de status das despesas. Soluções como a Okticket já integram essa funcionalidade.

Além disso, um sistema ágil deve equilibrar o controlo com a rapidez na tomada de decisões. Para isso, é essencial estabelecer uma política de despesas clara e adaptada à atividade da empresa.

Esse documento deve definir, entre outros aspectos: os responsáveis pela aprovação, seus substitutos em caso de ausência, os limites de gastos, as despesas reembolsáveis e o procedimento de reembolso.

Quer saber como funciona a automação dos fluxos de aprovação da Okticket? Escreva para nós e descubra como é fácil tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil e eficiente.

‍

‍

Sabe como a gestão adequada dos custos de viagens corporativas pode impactar a saúde financeira da sua empresa?

Para isso, é essencial ter um entendimento claro de todos os conceitos, como a diferença entre ajudas de custo e despesas de viagem.

Em Portugal, esses termos são frequentemente confundidos, mas, na realidade, têm implicações contábeis, legais e fiscais muito distintas. E é justamente aí que podem surgir desequilíbrios na contabilidade.

Sabe por que é importante distinguir entre ajudas de custo e despesas de viagem de negócios? Aqui estão alguns motivos:

• Clasificação correta dos custos, permitindo uma gestão financeira mais eficaz.
• Compreensão das implicações fiscais, que ajuda a maximizar as deduções tributárias ou minimizar as cargas fiscais, conforme o caso.
• Facilidade na criação de políticas claras para o reembolso de despesas de viagem.

O que são ajudas de custo e despesas de viagem? Quais as diferenças entre elas e como geri-las corretamente? Esperamos que este artigo ajude a esclarecer essas dúvidas e evitar confusões.

Diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem: Definição e características

Definição, natureza, montante, tratamento fiscal, limites, justificação... Para compreender melhor as diferenças entre os subsídios de trabalho e as despesas de deslocação em serviço, convém analisar as particularidades de cada um.

O que são ajudas de custo e o que elas cobrem?

‍Conhecidas também como "diárias", as ajudas de custo são valores fixos pagos pelas empresas aos seus funcionários para cobrir despesas menores durante deslocações profissionais, como alimentação ou transporte local.

A legislação portuguesa reconhece as ajudas de custo como um direito laboral. Normalmente, os valores pagos são fixos (de acordo com as políticas internas da empresa), disponibilizados antes da viagem e não exigem a apresentação de comprovativos de despesa.

No entanto, é importante destacar que a Autoridade Tributária pode solicitar comprovantes para garantir que esses valores não estão sendo utilizados para evitar encargos salariais.

‍

Vantagens:

• Reduzem significativamente a carga administrativa.
• Os colaboradores não precisam antecipar dinheiro nem guardar recibos para despesas pequenas.

Desvantagens:

• É necessário um controlo rigoroso para evitar desequilíbrios no fluxo de caixa e custos inesperados.

O que são despesas de viagem corporativas?

‍As despesas de viagem referem-se aos custos diretamente relacionados com deslocações a trabalho. Estes custos incluem, entre outros:

• Alojamento
• Refeições em restaurantes
• Transporte entre origem e destino (bilhete de avião, por exemplo)
• Aluguer de veículos
• Portagens, combustíveis, quilometragem e estacionamento
• Ajudas de custo próprias

Ao contrário das ajudas de custo, os valores das despesas de viagem variam conforme a necessidade de cada deslocação e é obrigatório justificar os gastos com faturas ou recibos.

Resumindo: Todas as ajudas de custo fazem parte das despesas de viagem, mas nem todas as despesas de viagem são ajudas de custo.

Vantagens:

• Permitem um maior controlo financeiro sobre os custos de deslocação.

Desvantagens:

• Aumentam a carga administrativa dos departamentos financeiros.
• Os funcionários devem guardar todos os comprovativos para posterior reembolso.

Implicações fiscais e legais das viagens de trabalho

‍Tanto as ajudas de custo como as despesas de viagem podem estar isentas de impostos, desde que respeitem os limites estabelecidos pela Autoridade Tributária portuguesa.

Transporte

Existe um limite máximo de reembolso com isenção fiscal, definido por legislação específica (Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril, Portaria n.º 1553-D/2008 de 31 de dezembro e o artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010 de 28 de dezembro).

Valores de referência:

• Veículo próprio: 0,40€/km.
• Transportes públicos: 62,75€/dia para deslocações dentro de Portugal e 89,35€/dia para deslocações internacionais.

Em regra, esses subsídios não fazem parte da remuneração regular. No entanto, se o trabalhador realizar deslocações frequentes, essa informação deve constar no contrato. Qualquer valor que ultrapasse as despesas normais (como o uso de transportes públicos) pode ser considerado remuneração tributável.

‍

Subsídio de refeição/alimentação

O subsídio de refeição é um benefício social opcional para compensar os custos diários com alimentação. Com base nos valores aplicados à função pública, os limites de isenção de IRS são:

• 6€/dia, se pago em dinheiro.
• 9,60€/dia, se pago em cartão ou vale-refeição.

Alojamento

• Dentro de Portugal: O limite máximo é de 69,19€, dependendo da função do trabalhador.
• Fora de Portugal: O montante sobe para 100,24€.

As empresas podem pagar valores superiores, mas qualquer quantia que exceda os limites legais será considerada parte do rendimento coletável do colaborador. Se o montante ultrapassar o limite, deverá ser declarado no IRS e classificado como rendimento da categoria A.

Gestão eficiente das ajudas de custo e despesas de viagem

‍Para justificar as despesas de deslocação, existem duas opções:

1. Registar manualmente as folhas de despesas e guardar todos os recibos em papel. No entanto, esta abordagem aumenta o risco de erros, perdas de comprovativos e penalizações fiscais.
2. Implemente uma solução profissional de digitalização e automatização da gestão de despesas de viagem que simplifique o processo, bloqueie a fraude interna e garanta a conformidade fiscal e regulamentar.

Qual dessas opções parece mais eficiente para a sua empresa? A otimização será ainda maior se houver a combinação certa entre tecnologia e estratégia.

Dicas de um especialista:

• ‍‍Defina uma política de despesas clara e informe os colaboradores.
• Utilize soluções tecnológicas avançadas.
• Escolha uma ferramenta de gestão de despesas que se integre com o seu ERP, como faz a Okticket.
• Ajuste os limites de gastos confirme os preços de mercado.
• Analise os dados de despesas para otimizar o orçamento de viagens.
• Realize auditorias internas regularmente.
• Estabeleça uma comunicação eficiente entre viajantes, gestores e o departamento financeiro.

Conclusão

‍Compreender as diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem é essencial para uma gestão financeira eficaz dentro das empresas

Isto melhora a contabilidade, assegura conformidade fiscal e permite um planeamento financeiro mais estratégico.

Está pronto para otimizar a gestão das suas despesas de viagem? Entre em contato com os nossos especialistas e transforme sua abordagem financeira!

‍

Em ambientes de trabalho cada vez mais digitais e dinâmicos, é essencial adaptar até mesmo os menores procedimentos, especialmente quando se trata de tarefas tão importantes quanto a gestão de despesas profissionais.

Os departamentos financeiros precisam de soluções que ajudem a otimizar esse processo. E qual a melhor forma de controlar os gastos empresariais do que começar pelo pagamento?

Nesse sentido, os cartões empresariais inteligentes oferecem uma solução abrangente para o controle de despesas. Em artigos anteriores, já descrevemos as vantagens dos cartões de crédito tradicionais. Neste artigo, focaremos em explicar como funcionam os cartões virtuais para empresas.

Esse produto já se consolidou como uma alternativa aos métodos de pagamento tradicionais, oferecendo segurança, controle e flexibilidade, sem a necessidade de carregar um cartão físico.

O que são os cartões empresariais virtuais? Como se diferenciam dos cartões físicos? Quais são os seus benefícios? Como são criados e gerenciados? Essas são perguntas frequentes para as quais temos respostas.

O que são e como funcionam os cartões virtuais para empresas?

Os cartões virtuais são a versão digital dos cartões de crédito ou débito, projetados especificamente para transações online ou em estabelecimentos físicos por meio de soluções de pagamento móvel, como Google Pay ou Apple Pay. Eles se destacam pela rapidez e segurança nas transações.

Mais importante ainda, eles resolvem problemas comuns na gestão de despesas profissionais, tais como:

• Perda de recibos e faturas, dificultando a justificativa dos gastos.
• Falta de controle e rastreabilidade dos gastos.
• Não conformidade com as políticas internas de despesas.
• Atrasos nas conciliações financeiras.

Todos esses fatores impactam na eficiência operacional das organizações.

Benefícios dos cartões digitais para empresas

A solução pode estar no uso de cartões digitais para despesas corporativas. Eles não ocupam espaço, podem ser bloqueados a qualquer momento e são ideais para transações internacionais.

Outras vantagens:

• Administradores podem definir limites de gastos, categorias permitidas (por exemplo, apenas alimentação) e datas de expiração.
• Empresas podem monitorar transações em tempo real.
• Disponíveis imediatamente após solicitação via app ou plataforma web.
• Alguns cartões digitais geram novos dados a cada uso, reduzindo riscos de fraude.
• Possibilidade de desativação imediata em caso de emergência.
• Sendo 100% digitais, evitam o uso de plástico e reduzem o impacto ambiental.

Como utilizar um cartão empresarial virtual?

Os cartões virtuais permitem realizar praticamente todas as transações possíveis com um cartão físico. A diferença é que, ao pagar, em vez de pegar o cartão na carteira, basta acessar a app do banco.

Além disso, é comum que os cartões digitais sejam integrados a plataformas de pagamento como Apple Pay e Google Pay.

Comparativo: Cartões virtuais vs. físicos

Como já mencionamos, os cartões virtuais funcionam de forma semelhante aos cartões físicos tradicionais. No entanto, existem algumas diferenças entre os dois, que são apresentadas na tabela abaixo.

Google Pay ou Apple Pay? A solução da Okticket no seu celular

Existem cartões empresariais que vão além das opções tradicionais. Um exemplo é o OKT Card, o cartão inteligente da Okticket projetado para automatizar a gestão de despesas corporativas.

Por que escolher o cartão virtual da Okticket?

Diferente de soluções genéricas, o cartão virtual da Okticket foi desenvolvido para atender às necessidades específicas das empresas. Entre seus diferenciais:

• Controlo de gastos antes da transação, com limites por usuário, categoria e período.
• Monitoramento de pagamentos em tempo real.
• Administração de todas as transações em uma única plataforma.
• Registro automático de despesas, eliminando erros manuais.
• Ativação e desativação pelo aplicativo.
• Conciliação automática.
• Integração direta com ERPs.
• Compatibilidade com Google Pay e Apple Pay.

Em resumo, o OKT Card não é apenas um cartão corporativo. É uma ferramenta estratégica para otimizar a gestão de despesas de viagens corporativas.

Perguntas frequentes

Os cartões virtuais são seguros?

Sim. Os cartões virtuais são uma das opções de pagamento mais seguras disponíveis atualmente. Graças à sua tecnologia avançada e ao cumprimento de regulamentações internacionais, eles oferecem uma proteção superior contra fraudes e usos não autorizados em comparação com os cartões físicos tradicionais.

Entre as principais medidas de segurança estão:

• Conformidade com a regulamentação PSD2 na Europa
• Autenticação multifator (MFA) para cada transação
• Uso de tokens dinâmicos, um sistema que gera um código único por pagamento
• Capacidade de bloqueio instantâneo
• Menor exposição a dados sensíveis
• Monitoramento e emissão de alertas em tempo real

Posso usar cartões virtuais em qualquer país?

Sim, os cartões virtuais podem ser utilizados em quase qualquer país, desde que sejam emitidos por uma rede de pagamentos global como Visa, Mastercard ou American Express e que o estabelecimento aceite pagamentos digitais.

É importante verificar a compatibilidade com Google Pay ou Apple Pay, possíveis taxas de conversão e regulamentações locais. Além disso, alguns bancos podem exigir autenticação adicional para transações internacionais.

Quais empresas oferecem cartões virtuais?

Muitas empresas, tanto bancos tradicionais quanto fintechs, oferecem cartões virtuais para pessoas físicas e jurídicas. Para gestão de despesas corporativas, soluções como a Okticket se destacam pelo foco no controle e automação de pagamentos.

Os cartões virtuais podem ser integrados a sistemas de contabilidade ou ERPs?

Sim, soluções como a Okticket permitem integrar os pagamentos a sistemas de contabilidade e ERPs automatizando a gestão de despesas.

Pronto para otimizar a gestão de despesas da sua empresa? Solicite seu cartão virtual hoje mesmo!

‍

Converter os seus gastos profissionais em oportunidades de poupança.

É exatamente isso que os programas de recompensa com cashback para empresas oferecem.

Combustível, refeições de negócios, hotéis...Com o cashback, a cada compra que realiza, recupera uma parte do dinheiro gasto.

Quer saber como pode beneficiar destes programas? Neste artigo, vamos explorar o que são, como funcionam e como pode aproveitá-los ao máximo.

O que são os programas de recompensas com cashback?

A palavra inglesa cashback significa literalmente "dinheiro de volta". De forma geral, trata-se de um programa de benefícios pelo qual recupera uma percentagem do valor gasto nas suas compras.

Importa não confundir estes programas de recompensa com a possibilidade de levantar dinheiro ao realizar uma compra num estabelecimento. Neste último caso, o valor é somado ao total da compra e pago com o cartão bancário.

Funcionamento dos programas de cashback

Tal como em qualquer outro sistema de fidelização, para usufruir das vantagens do cashback, o primeiro passo é registar-se e ativar as ofertas disponíveis.

Tipos de cashback

Atualmente, existem vários tipos de programas de cashback. Os mais comuns incluem:

‍

Outras opções, mais comuns no uso pessoal, incluem:

• Programas de fidelização de lojas com cashback.
• Aplicações móveis que devolvem dinheiro ao realizar certas ações, como responder a inquéritos ou comprar produtos específicos.
• Sites intermediários que partilham com o comprador uma comissão em forma de reembolso.

Formas de reembolso

As recompensas acumuladas podem ser utilizadas de diferentes formas, como:

• Crédito direto na conta associada ao programa ou cartão.
• Descontos em serviços subscritos.
• Acumulação de pontos para trocar por descontos, produtos ou serviços.
• Vales-presente para compras futuras.

Exemplo prático

Imagine uma empresa com um cartão de crédito que oferece 2% de cashback para despesas de viagem. Se no final do mês as despesas somarem 2.000 euros, o reembolso será de 40 euros.

Vantagens do cashback

Cada programa tem os seus benefícios específicos, mas as vantagens gerais incluem:

• Poupança em compras que realizaria de qualquer forma.
• Flexibilidade para usar o valor acumulado quando desejar.
• Possibilidade de combinar cashback com outras promoções ou descontos.

Por outro lado, as empresas que oferecem cashback ganham ao atrair novos clientes e fidelizar os existentes.

‍

Perguntas Frequentes

O que é cashback e como funciona?

O cashback é um programa de recompensas que devolve aos consumidores uma parte do valor gasto nas suas compras, seja em dinheiro, pontos ou vales-presente.

O cashback é o mesmo que um desconto?

Não. O cashback é um reembolso feito após a compra, enquanto o desconto reduz o preço no momento do pagamento.

Quanto posso poupar com o cashback?

Depende do programa ou da entidade bancária. As percentagens de reembolso variam, geralmente, entre 0,5% e 5%.

Como calcular o valor do reembolso?

Multiplique o valor total gasto pela taxa de reembolso. Por exemplo, se gastar 10.000 euros e a taxa for 1,5%, o cashback será de 150 euros.

O cashback aplica-se a todas as compras com cartões de crédito?

Normalmente, sim, mas não inclui levantamentos de dinheiro em caixas automáticos.

Existem limites nos reembolsos?

Sim, a maioria dos programas define limites máximos mensais, anuais ou por transação.

O cashback expira?

Alguns programas impõem prazos de validade, por isso é essencial verificar os termos e condições.

‍

‍

Utiliza o seu próprio veículo para deslocações por motivos laborais? Nesse caso, certamente precisa saber o valor do quilometragem em Portugal em 2025.

Como se calcula o valor da quilometragem? O que inclui a gestão de despesas de quilometragem? Como podem as empresas cobrir esses custos? É necessário declarar o reembolso recebido?

As despesas de viagem de trabalho levantam muitas dúvidas, como os subsídios e a quilometragem. Nas linhas seguintes, vamos responder às principais questões.

Qual é o valor da quilometragem em 2025?

Cada empresa é livre para definir o valor da quilometragem que deseja, mesmo estabelecendo diferentes quantidades dependendo do papel. Por isso, embora o preço médio seja de 0,49 €, as empresas podem optar por ajustar este valor conforme necessário.

Como calcular as despesas de quilometragem em 2025 em Portugal?

Ao calcular o preço da quilometragem, as organizações consideram os custos relacionados com o desgaste do carro, como:

• Combustível
• Seguro proporcional do carro
• Custos de manutenção, como desgaste de pneus, óleo ou substituição de peças mecânicas
• Parte proporcional dos impostos do veículo

Contudo, despesas como portagens e estacionamentos, embora não incluídas no cálculo do valor por quilómetro, são geralmente reembolsadas separadamente.

Exemplo de cálculo de despesas de quilometragem

Imagine que uma empresa estabeleceu o valor da quilometragem em 0,49 €. Para calcular o montante a reembolsar, determina-se primeiro os quilómetros percorridos pelo colaborador, multiplicando-os pelo preço por quilómetro definido.

Por exemplo, se o colaborador percorreu 50 quilómetros, o cálculo seria 0,49 € x 50, resultando num reembolso de 24,50 €.

Neste ponto, é importante lembrar que existem apps de despesas de viagem para empresas que calculam o quilometragem. Elas também permitem estabelecer o preço do quilometragem. É comum que o valor fixado corresponda ao limite máximo isento de impostos.

Qual é o valor da quilometragem isenta em 2025?

Em Portugal, as despesas de quilometragem podem ser dedutíveis sob certas condições, especialmente se estiverem relacionadas com atividades de negócios e estiverem devidamente justificadas com documentação apropriada.

No entanto, é importante ter em mente que nem todas as despesas associadas ao uso de um veículo para fins empresariais são automaticamente dedutíveis. Os custos devem estar claramente vinculados à atividade empresarial e cumprir com os requisitos específicos estabelecidos pela autoridade fiscal portuguesa.

El limite máximo por quilômetro percorrido que o empregador pode reembolsar isento de impostos depende do tipo de veículo e está definido pelo Decreto-lei n.º 106/98, de 24 de abril, a Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, e artigo 4, n.º 4 do Decreto-lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.

Para os veículos particulares, este limite é de 0,40 euros por quilómetro percorrido. Antes de 2024, era de 0,36 euros.

O empregador pode decidir pagar uma tarifa mais alta por quilômetro. No entanto, a parte que exceder as tarifas definidas será considerada parte da renda tributável do trabalhador.

Perguntas frequentes sobre asdespesas de quilometragem

A partir de quantos quilómetros pagam as empresas as despesaS de quilometragem?

Quer saber se existe uma quantidade mínima de quilómetros que haja que percorrer para que se considere gasto de quilometragem? Embora, em teoria, a resposta seja “não”, para assegurar, o melhor é que dês uma olhadela ao acordo coletivo da tua empresa.

Estão as empresas obrigadas a pagar a quilometragem?

De novo, a resposta curta volta a ser negativa. A maioria das empresas paga aos seus colaboradores por usarem os seus carros para trabalhar. No entanto, não há uma lei que os obrigue a fazê-lo.

É necessário justificar as despesas de quilometragem?

Sim. É importante ter em conta que estes gastos devem estar devidamente justificados e em relação com viagens de negócios.

Para pedir o reembolso destas, tem de dar dados detalhados. Precisa incluir a data e hora de início e fim de cada viagem e anotar os quilómetros percorridos. Se o fizer à mão, anote o quilometragem do veículo antes e depois da viagem. Além disso, inclua o destino e o motivo da viagem.

Conclusão

É por isso que é importante ter um software para a gestão de despesas de viagens de negócios. Com a Okticket é possível definir um valor por quilómetro ou configurar percursos regulares, por exemplo.

Não acha que está na altura de otimizar o processo de gestão das suas despesas de quilometragem? Descubra o que aOkticket pode fazer por si.

‍

‍